Aufgabe

Im Rahmen der UEFA EURO 2008 beauftragt die UEFA THOMAS GURTNER, ein Konzept zu entwickeln für die Volunteer-Info-Veranstaltungen in den acht Host Cities. Die Auflagen für die Events sind streng vorgegeben: die Umgebung muss den EURO-Richtlinien entsprechen, innerhalb von 24 Stunden soll alles aufgebaut, geprobt, durchgeführt und wieder abgebaut werden können. Wichtig ist insbesondere, dass der Event, an dem sich die Volunteers zum ersten Mal treffen, emotional ist und in Erinnerung bleibt. Pro Ort nehmen 500 bis 1'000 Volunteers im Alter zwischen 18 und 70 Jahren teil. Der Infotainment-Event findet überall zur gleichen Zeit von 17 bis 23 Uhr statt. Dabei werden die Teilnehmenden informiert, die Volunteer-Uniform wird vorgestellt, es gibt eine Video-Präsentation mit anschliessendem Steh-Lunch und Unterhaltung.

Lösungsansatz

THOMAS GURTNER erstellt zuerst ein Konzept, das Budget und definiert die benötigte Grundfläche für einen Anlass. Anschliessend sucht und begutachtet die Agentur geeignete Lokalitäten in den acht Städten, an denen die Infoshows für je bis zu 1'000 Personen über die Bühne gehen sollen. Die Konzeptidee beinhaltet eine 3-D-Animation mit leicht transportierbaren Deko-Elementen, welche an den verschiedenen Örtlichkeiten eingesetzt werden können. In einem nächsten Schritt konzipiert und produziert THOMAS GURTNER zwei Sets (Bühnen/Video/Audio/Deko-Elemente). Ausserdem hilft THOMAS GURTNER bei der Erstellung und Umsetzung eines modularen Regieplans, welcher eine spezifische Information an den jeweiligen Locations ermöglicht und wirkt unterstützend bei der Ausarbeitung von Verpflegungs- und Unterhaltungskonzepten mit.

Ergebnis

Kurz vor dem Eröffnungstag der UEFA EURO 2008 finden in den acht Host-Cities die Kick-off Events für die Volunteers statt. Innerhalb von 24 Stunden wird in jeder Stadt das individuell angepasste Set aufgebaut, die Veranstaltung wird erfolgreich durchgeführt und anschliessend alles wieder abgebaut. Damit können die Mietkosten der Hallen drastisch reduziert werden. Die 5'500 Volunteers sind begeistert von der Kombination von Information, Show und geselligem Beisammensein. Durch die professionelle Umsetzung der Infoveranstaltung fühlen sie sich ernst genommen und werden optimal auf ihre Arbeit an der kommenden Fussball-Europameisterschaft vorbereitet und – das ist das Wichtigste – für ihre künftige Arbeit motiviert. Die multifunktionalen Deko-Elemente können nach den Veranstaltungen an der EURO weiter eingesetzt werden. Das „Look and Feel“ der Veranstaltungen entspricht vollständig der Vorstellung der EURO-Verantwortlichen.